Secretariaatsmedewerker

Dit ga je doen

• Het CRM-systeem vormt het begin- en eindpunt van al onze activiteiten. Het secretariaat is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van algemene mutaties, aanpassingen en het maken en exporteren van adressenlijsten.
• De postverwerking betekent het verwerken, registreren en distribueren van inkomende en uitgaande post en e-mail, het verstrekken van briefnummers, en het voorbereiden, frankeren en verzenden van post en pakketten, eventueel via koerier.
• Bij de ondersteuning van interne en externe events ben je betrokken bij de organisatie van personeelsbijeenkomsten, kerstborrels en het versturen van kerstpakketten. Je zorgt voor alles, van uitnodigingen tot de facilitaire inrichting en het klaarzetten van de koffietafel. Voor externe events word je soms gevraagd voor het maken van verzendlijsten en verstuur je uitnodigingen.
• Interne communicatie omvat de verzorging van informatie op SharePoint, zoals het up-to-date houden van de algemene informatie die er voor de medewerkers op wordt geplaatst door de diverse afdelingen.
• Daarnaast ondersteun je de afdelingshoofden en afdelingen bij algemene taken die komen kijken bij het reilen en zeilen van de desbetreffende afdelingen.
• Als secretariaatsmedewerker bij het Mauritshuis ben je een echte schakel in de dagelijkse gang van zaken en dus spring je bij met ad-hoc werkzaamheden. Je werkt samen met de directieassistenten van de algemeen directeur en de zakelijk directeur. In deze functie rapporteer je aan de zakelijk directeur.

Wat breng je mee?

• Je hebt een HBO/MBO opleiding achter de rug en ervaring op een directiesecretariaat waardoor je weet dat je dit echt heel leuk werk vindt
• Je bent goed georganiseerd, hebt ook voor detail, bent energiek en proactief
• Je bent representatief, sociaal, communicatief vaardig en gastvrij
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels
• Je bent digitaal zeer vaardig met verschillende office systemen (Dynamics, Excel)
• Je begrijpt de dynamiek en de behoeften van de organisatie en weet hierop doortastend en effectief in te spelen
• Je bent opgeruimd van aard en weet de rust te bewaren te midden van alle prioriteiten
• Je hebt een flexibele houding met betrekking tot werktijden en takenpakket
• Je hebt bij voorkeur enige affiniteit met kunst en cultuur

Wat kun je verwachten?

• Je gaat werken in één van de mooiste musea van Nederland, in een inspirerende werkomgeving en een bevlogen team
• De functie is ingeschaald in schaal 7 conform de Museum CAO en afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 3,4% gratificatie
• We vinden het belangrijk dat onze medewerkers vitaal zijn en blijven en werkgeluk ervaren in onze organisatie. Om bij te dragen aan een goede balans tussen werk en privé bieden we onder meer 28 vakantiedagen per jaar (op basis van 36 uur per 1/1/25).
• Ook vinden we het belangrijk dat onze collega’s zich bij ons thuis voelen. We willen een inspirerende werkomgeving bieden waarin medewerkers worden aangemoedigd verantwoordelijkheid te nemen en nieuwe mogelijkheden te verkennen, daarom stimuleren we opleiding, ontwikkeling en kennisdeling.
• En natuurlijk krijg je jaarlijks een Museumjaarkaart van ons

Deze functie is in eerste instantie voor een half jaar en kan zo snel als mogelijk worden ingevuld.

Solliciteren?

Ben jij die enthousiaste en doortastende professional? Stuur dan je motivatiebrief en curriculum vitae naar vacature-secretariaat@mauritshuis.nl. Wij sluiten de vacature zodra wij voldoende reacties hebben ontvangen.

Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Sabine de Kieviet, HR Business Partner via S.dekieviet@mauritshuis.nl. 

Bij indiensttreding vragen we je een actuele Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Het Mauritshuis staat midden in de samenleving. We willen dat iedereen zich bij ons thuis voelt, ongeacht achtergrond, geloof, gender, leeftijd of opleidingsniveau. Daarom vinden we het belangrijk dat onze medewerkers een afspiegeling van de samenleving vormen. We streven naar een ​​cultureel divers personeelsbestand en moedigen alle gekwalificeerde professionals aan om te solliciteren.